分享一些小管理方法跟工具

By Konstantin Lazorkin, from Flickr, CC license

創業以來，隨著工作量的增加以及目標達成率的下滑，我深覺得需要一套更好的方法來幫助管理自己並提升長期的戰鬥力，因而開始試用 iDoneThis 這類型的服務。 iDoneThis 可以讓我們在日曆上記錄每一天做過了哪些事，並且可以指定特定的時間把進度寄給自己，如果還沒填寫進度，也會寄提醒信督促自己上去撰寫進度，有點像工作日誌加上日誌監督者的感覺，可以幫助自己瞭解每天做事的軌跡，有助於反省與檢討並追蹤事業的進展。

用了幾天下來，總覺得這服務對我來說仍少了些什麼，直到剛才再看了一次 Sapp 的文章之後，我非常「間接」的想到究竟缺少了什麼：

    還需要一個 ToDo List 來設定目標

在這個看似工程師才會想出來的不起眼的想法背後，其實是還有一些道理的源自於一連串的閱讀和實戰經驗所累積而來的。在談論設定目標之前，我想先稍微先提一下「管理」，前陣子讀 The learn startup 看到了一個觀念：

    Entrepreneurship is a kind of management

創業聽起來是很酷炫新奇的，而管理橫豎聽起來都是比較無聊嚴謹甚至是制式化的事情。但實際上，創業比想象中更需要做好縝密的管理，尤其是面對許多不確定因素的時候更是如此，畢竟資源（時間、金錢，還有熱情）是有限的，經不起太多次的消磨，因此，目標設立與實際執行的掌控與管理更是成敗的關鍵，也讓我回想起 Scrum 的模式：
我當年(今年三月前)還在某前公司工作時，公司用敏捷開發的 Scrum 模式運作了好幾年 (關於 Scrum 請參考維基百科)， 其中讓我受益最多的是 Daily Standup Meeting （每日站立會議）的開會方法：會議的精神（理論上）要求所有專案參與者，每天固定在15分鐘內，交換團隊成員的進度，並要求所有與會人員必須站著進行，由一個人主持、記錄但不准發言，其他人輪流簡短的交換三件事情：

    今（昨）天你完成了那些工作？

    明（今）天你打算做什麼？

    完成你的目標是否存在什麼障礙？

這麼做除了能讓每個人都能清楚知道彼此間的進度和目標外，也能讓每個人替其他人「想」這三件事，無形中能讓整個團隊很自然的有分享知識和經驗的習慣。而更重要的是，每個人都能對目標與實際執行之間的落差更有感覺，這能幫助每個人可以更準確評估各種任務所需的時間，對所有人都非常有助益。

以筆者實戰經驗來說，在美國和三間公司的人馬開發全球市佔率高達60％的某伺服器必用的韌體產品，開發並協調彼此進度長達近半年的過程，讓有心學習龐雜系統開發環境的人能碰觸到各種不同環節，並且讓客戶的Principal Engineer能夠在極短的時間內掌握到專案狀態，並讓比鴻海集團還大的公司高層人迅速掌握全盤狀況，善用這機制所帶來的溝通效益其實是非常高的。但筆者也經歷過把 Scrum 運作的極為悲慘的例子，因此如何聰明的借用好的方法來把事情做得更好，比方法引進本身更重要許多。

至於像 iDoneThis 這類的服務，剛好可以用來模擬 Scrum 裡面的管理者角色：記錄！而 Scrum 過程中團隊成員所設定的目標（接下來要做什麼），若可以寫在一份 ToDo List 上，那就可以拿來和當天所完成的事項作比較了（所以如果 iDoneThis 稍微 pivot 一下，加上 iWannaDoThis 就變成用來做 Scrum 的工具了）。不過就從名字的字面意義來說， iDoneThis 的定位比較像是「畢凱艦長日誌」那樣的東西，是用來單純紀錄每日進展，所以也不能強求它改變什麼。

把這些零碎的想法聚集起來之後，我更清楚的意識到管理方法和工具的重要性，我也相信若能透過適當的工具實踐出合適的管理方法，相信可以幫助一些人（像是我）調整目標與執行的落差，讓每件事情能夠掌握得更精準。

做中學、學中想，還要廣吸新知、溫故知新，才能跳出框架看世界，提升自己！加油！